SLIDE1

Like capcai in here all things can be mix, put together, and absolutely delicious. Cause this is not common capcai. This capcai is burned out.

08 August 2016

Tagged Under: , , ,

Membuat Paspor Biru

Share

Tadinya mau bikin kisah-kisah di label sedang mencari beasiswa ini berurutan. Mulai dari tes TPA, TOEFL, IELTS, bikin surat rekomendasi dosen dan atasan, bikin surat motivasi, daftar kampus, dll. Cuma, kalau nunggu berurutan takutnya malah ga ketulis apapun. Hahaha. Jadi ini sambil jalan ya. Sambil saya ngurus-ngurus, sambil nulis. Yang lainnya diselap-selip ya.


Jadi kalau mau berangkat ke luar negeri itu perlu paspor kan ya? Sebagai aparatur negara saya bisa berangkat dengan paspor dinas yang berwarna biru itu. "Bisa" dalam arti, kalau mau pakai paspor hijau juga boleh kog. Ga harus pakai paspor biru. Lalu ngapain bikin paspor biru? Soalnya dengar selentingan kalau ga pakai paspor biru, nanti penyesuaian ijazah pas pulangnya susah. Tapi katanya ga juga sih, sekarang cuma butuh surat ijin setneg aja. Nah.. karena waktunya buru-buru, daripada kenapa kenapa saya sih milih bikin aja. Ga rugi ini kog, secara kalau pakai paspor biru katanya bisa bebas visa ke beberapa negara. Salah satunya Prancis. Hohoho. Ya ampun.. ini info apa sih kog kebanyakan katanya. *salamin pembaca*

Di kantor saya syarat membuat paspor biru adalah sebagai berikut, pssst.. tiap instansi beda-beda ya syaratnya. Silahkan ditanyakan ke bagian yang berkaitan dengan perjalanan dinas luar negeri masing-masing, :

A. Kelengkapan ke Setneg:
  1. Letter of Acceptance (unconditional) dari kampus
  2. Surat Ijin Belajar (SIB) dari SDM
  3. Surat Perjanjian dan pernyataan yang di ttd Karo SDM
  4. Fotokopi TOEFL/IELTS
  5. Daftar Riwayat Hidup (DRH) yang didownload dari SISDM
  6. Letter of Guarantee dari pemberi beasiswa
  7. Nota Persetujuan (khusus SPIRIT)
B. Syarat Pengurusan Paspor Dinas
  1. Pasfoto 4x6 sebanyak 6 lembar
  2. fotokopi SK PNS, Karpeg, dan name tag kantor yang dilegalisir Biro SDM, 2 eksemplar
  3. DRH Paspor yang ditandatangani Kabag PM 2 eksemplar
  4. Paspor lama jika masa berlakunya habis
  5. Fotokopi KTP
Dokumen lengkapnya bisa didownload di sini ya. 

Oke, sekarang mari dibahas satu persatu ya berdasarkan urutan saya ngurusnya.

Fotokopi TOEFL/IELTS dan KTP. Ini mah tinggal fotokopi aja kan ya. Gampang. Ga perlu dikasih tau caranya kan ya.. Perlu? Apah?!!

Download DRH dari SISDM. Login ke sisdm, pada bagian sebelah kiri ada icon rumah. Pilih Pengelolaan Pegawai lalu DRH dan DRH singkat. Setelah masuk ke halaman "DRH Singkat", pilih cetak pada bagian paling atas. Silahkan dilihat printernya. Ada kan? Ada ah. Masa ga ada. 

Legalisir fotokopi SK PNS, KarPeg, Name Tag dan DRH Paspor. Sambil nunggu diterima kampus idaman atau kampus manapun yang mau menerima saya,  saya mengurus semua dokumen legalisir ini. Soalnya butuh tanda tangan Kabag PM. Khawatir pas butuh Bapak Kabag sedang dinas ke luar kota, maka saya mengurusnya sesegera mungkin. Tinggal fotokopi dan mengisi DRH Paspor lalu diserahkan ke Biro SDM untuk diteruskan ke Bapaknya. Begitu semua syarat lain sudah ada, legalisir-legalisir ini tinggal saya ambil. 

Kalau Karpegnya hilang bagaimana? Coba ditanya ke SDM ada pertinggalnya ga. Kalau ga da ya nasib harus bikin baru lagi dan makan waktu lamaaaaa. Kabarnya sih bisa sampai dua bulan. Minimal tiga minggu. Ya salam. 

KAlau kamu menemukan bagian-bagian yang membingungkan di DRH Paspor, ini catatan saya yang tadinya kebingungan juga:
  • Kemampuan Bahasa Asing, tulis saja bahasa asing apa yang dikuasai. Saya sih cuma bahasa Inggris dan bahasa kalbu.
  • Pengalaman kerja, saya isi dengan pekerjaan saat ini
  • Bagian konduite calon, pengetahuan bahasa, dan kesehatan yang diisi oleh Tim Screening, diisi "Baik". 
  • Security Clearance, diberi tanda "----"
Pasfoto Berwarna 4x6. Di sini sih disyaratkan 6 lembar, tapi waktu dikumpulkan ke bagian pembuatan paspor cuma butuh 4 lembar. Nah, yang ribet ketentuannya fotonya itu.
  • memakai jas/blazer
  • berdasi bagi pria
  • bagi yang memakai jilbab, jangan sampai berbayang di kening. 
  • latar belakang putih
  • kertas foto glossy/mengkilap
Yang ribet itu... ketentuan bagi pemakai kerudung. Saya bikin fotonya sampai tiga kali dong. Subhanallah yaaaa. 

Foto 1, Foto 2, dan Foto 3

Foto pertama saya pakai tukang foto dekat kantor suami. 15ribu aja. Crop-annya ga rapi. tapi ya sutralah. Ternyata ditolak bagian yang ngurus paspor karena di kening ADA BAYANGAN kerudung dan ALISNYA KETUTUP kerudung. Yuk. Sarannya biar ga ada bayangan di kening, fotonya pakai dalaman kerudung. terus kerudungnya dimundurin jauh ke belakang. 

Karena perlu buru-buru, sayapun melipir ke Kalibata Mall dekat kostan. Cuma ada satu studio foto, Mega's Photo namanya. Sekali foto 50ribu sekian, dapat 4 lembar. Cetak satu foto 3ribu. Minimal 3 lembar. Langsung jadi sih... tapi kog ALISNYA MASIH KEPOTONG? Terus kenapa retouchnya menor gitu? Ga alami banget. Yang bikin saya tambah ilfill adalah kog warnanya kuning? Bukan putih. Ini gigi kelamaan ga disikat apa pas foto sih? 

Foto terakhir dan yang saya serahkan untuk paspor adalah foto ketiga yang diambil di Studio Foto Sinar Matahari di Bendungan Hilir dekat kantor. Saya tinggal bilang perlu pas foto untuk visa atau paspor, mereka langsung paham. Harganya? 95ribu aja untuk 4 lembar foto. Ihik. Mahal ya.

Foto Jonas

Soalnya kalau di Bandung, tinggal melipir ke Jonas. 25ribuan aja udah dapat yang bagus. Ga ada bayangan meski tanpa dalaman kerudung. Jonas ini juga sabar banget pas fotoin Captain Kid. Bisaan dong dapat foto anaknya yang menghadap kamera, senyum, dan ga keliatan gigi. Aih, senangnya! Pokoknya benaran diarahin biar benar-benar bagus. Jonas.. aku padamu. 

Letter of Guarantee dari pemberi beasiswa. Kalau di Spirit, setelah memasukkan jurusan dan kampus yang dituju di Transpar (websitenya penerima beasiswa Spirit), kita tinggal menunggu disetujui kantor (sesuai dengan visi misi organisasi) dan Bappenas (rangking 400 dunia). Setelah disetujui, penerima beasiswa mengirimkan email ke Bappenas untuk dibuatkan Guarantee Letter. Minta Guarantee Letter ini boleh sebanyak-banyaknya sih. Sesuai dengan jumlah kampus yang dituju. Rekornya, ada yang minta sampai 21 buah. Saya sih baru minta 14 buah dan udah ditanyai sama Bappenasnya. Ditanyai "Mbak sebenarnya mau ngelamar ke kampus mana sih???" Hahahaha. 

Unconditional Letter of Acceptance. Selanjutnya, dokumen-dokumen lain yang tersisa membutuhkan LoA ini. Jadi silahkan dipastikan ingin sekolah di mana. Setelah mengirimkan syarat-syarat pendaftaran ke kampus yang dituju, nanti kita dapat balasan dari kampusnya, diterima penuh, diterima dengan syarat tertentu, atau ditolak. Kalau diterima tanpa syarat apa-apa lagi alias Unconditional, selamat... tinggal milih mau menerima tawaran itu atau ga. Kalau masih ada syarat seperti nilai IELTS tertentu alias conditional, kita tinggal melengkapi syaratnya untuk memperoleh unconditional offer. Kalau ditolak? Coba kampus lain. Masih banyak. Tenang. 

Tips saya, memutuskan mau ke kampus mananya dibuat tenggat waktu biar urusan lain (yang masih panjang itu) bisa selesai on time. Kalau kelamaan galau dan milih-milih, urusan birokasi yang lain-lain takut terhambat euy. 

Surat Ijin Belajar. Begitu sudah dapat LoA Uncon, LOAnya diberikan ke bagian SDM untuk dibuatkan SIB dan Surat perjanjian tugas belajar (dua pihak antara pegawai dengan instansi). Draft Surat Perjanjiannya akan diemailkan. Kita tinggal print dan menempelkan materai. Lalu diserahkan ke SDM. 

Surat Perjanjian dan pernyataan yang dittd Karo SDM. Sebenarnya kedua surat ini tidak membutuhkan LoA, cuma karena yang tanda tangan pejabat, surat-surat yang membutuhkan tanda-tangan beliau semacam SIB dan Surat Perjanjian Tugas Belajar disatukan dengan kedua surat ini. 

Loh kog surat perjanjiannya ada dua jenis? Yang satu buat ke Setneg diketahui Karo SDM. Isinya sih perjanjian akan mematuhi Peraturan Presiden No. 12 Tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri Pertama No. 224/MP/1961 tentang Tugas Belajar. Yang satu lagi surat perjanjian antara pegawai yang tugas belajar dengan instansinya. Yang ini disimpan di instansi saya.

Nah, secara yang tanda-tangan pejabat, maka waktu penyelesaiannya juga tergantung keberadaan beliau di kantor. Waktu saya mengurus paspor dinas ini, karena kepotong cuti lebaran, jadinya sih menunggu lebaran selesai. Lama dong? Iyes. Kalau ga kepotong lebaran dan bapaknya ada di kantor, mungkin paling lama cuma butuh tiga hari.

Nota Persetujuan dari Bappenas. Ini... bikinnya juga panjang kalau diceritakan. Sabar ya. *keretekin jari* Setelah dapat LoA, silahkan mengirim LoAnya via email ke Bappenas. Nanti dibalas dengan dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan untuk membuat Nota Persetujuan (NP) dan Surat Perjanjian Tiga Pihak (SP3P). 

Dokumen yang dibutuhkan adalahhhh.... tarakdungces!
  1. Surat Penerimaan Universitas tanpa syarat (unconditional letter of acceptance)
  2. Rincian Pembiayaan dari Kampus =>Biasanya tertera di dalam Surat Penerimaan, jadi pakai LoA aja juga boleh.
  3. Formulir Pra Keberangkatan => Download dari TRANSPAR. Sesuai dengan unconditional letter of acceptance atau informasi tertulis dari Universitas. Ditandatangani Karo SDM. Jadi ini didownload sendiri dan langsung diserahkan ke SDM bareng Surat Perjanjian dan Pernyataan di atas. 
  4. Formulir Penempatan Kembali => Download dari TRANSPAR. Sesuai dengan unconditional letter of acceptance atau informasi tertulis dari Universitas. Ditandatangani Karo SDM.  Dibarengin juga yes.
  5. CV => format bebas. Ga ada petunjuk khusus. 
  6. Foto 3x4 (2 lembar) => berwarna, latar bebas. Saya pakai aja foto pertama yang ditolak itu. Biar dia ada mamfaatnya. 
  7. Surat Tugas Belajar => yang kita bikin di atas tadi. 
  8. Surat Perjanjian Dua Pihak (SP2P) => Jika ada. Karena ini jika ada saja, maka saya ga menunggu surat perjanjian tugas belajar. Biar cepat kelar. :p

Setelah semua dokumen terkumpul silahkan diemail ke Bappenas. Besoknya kita langsung dikirim draft SP3P. Kalau isinya sudah benar, draft tadi bisa diprint dan ditempelkan materai, lalu diberikan ke SDM (lagi.. yeah.. i know) untuk ditandatangani Karo SDM. Nanti tinggal nunggu SP3P nya ini selesai ditandatangani, baru dikembalikan ke Bappenas. Tiga hari kerja kemudian, SP3Pnya sudah bisa kita ambil. Secara SP3P ini tidak dibutuhkan untuk mengurus dokumen lain, ngurusnya bisa disambil ngurus NP. 

Nah, dari semenjak kirim berkas hingga NP bisa diambil, dibutuhkan waktu 5 hari kerja. Nanti kita juga diberitahu via email kapan NPnya bisa diambil. Hardcopy dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk NP, bisa diserahkan saat mengambil NP ini. Biar ga bolak-balik. 

NPnya sudah ditangan? Hore!! Silahkan dikumpulkan dan diberikan ke bagian pembuatan paspor di instansi masing-masing. Waktu yang dibutuhkan? Minimal dua minggu. Hahaha. Kalau mau repot dan bikin sendiri, katanya sih lebih cepat dan gratis. Tapi ga tau ya... soalnya saya ga bikin sendiri. 

Nanti setelah dua minggu, kita akan memperoleh satu buah paspor yang sudah ada cap exit permitnya, surat ijin setneg, dan surat rekomendasi visa. 

Ya ampun.. selesai juga. Sampai ketemu di cerita medical check up buat syarat visa ya!

Update
Exit Permit ini ijin perjalanan luar negeri yang berlaku untuk satu kali perjalanan. Artinya nanti kalau balik ke Indonesia, terus mau ke luar lagi, ya harus bikin exit permit lagi. Nah masa berlaku exit permit itu cuma dua bulan. Kalau sampai masa berlaku habis, masih belum berangkat juga, maka kita harus memperpanjang exit permit.

Caranya gimana? Bawa paspor dinas, surat permohonan exit dari Instansi dan Setneg ke Kemenlu. Prosesnya butuh waktu 3-4 hari. Bisa diurus sendiri dan gratis kog. :D
Post a Comment